MENGATUR UPAYA KOMUNIKASI INTERNAL

 

MENGATUR UPAYA KOMUNIKASI INTERNAL

 

            Komunikasi merupakan bagian dari manajemen yang penting untuk organisasi mana pun. Diantara tujuannya adalah untuk memberitahu karyawan tentang kebijakan baru, untuk memastikan keselamatan di seluruh organisasi, atau untuk mendengarkan umpan balik karyawan; semuanya dilakukan dengan komunikasi yang efektif. Agar tercapai hasil yang kita diinginkan, organisasi harus memiliki kemampuan yang komprehensif untuk berkomunikasi dengan  stakeholders, dengan masyarakat luas, dan khususnya dengan lingkungan internal.

            Seandainya saja, ketika Anda memiliki maksud baik lalu ingin berpartisipasi  di organisasi, tetapi karena tidak mampu mengkomunikasikannya dengan baik, maka menimbulkan kesalahpahaman yang berujung pada masalah baru dengan orang-orang di lingkungan tersebut. Jadi, untuk menghindari situasi tersebut, diperlukan yang namanya komunikasi organisasi. Adapun upaya/cara membangunnya silahkan menyimak ulasan berikut!

1. Berkomunikasi Secara Teratur & Konsisten

            Apapun tingkat komunikasi yang anda lakukan, pastikan dilakukan dengan konsisten (terus menerus). Ketika komunikasi bersifat tidak menentu kepada karyawan, hal itu dapat menyebabkan kerugikan pada organisasi.

2. Kenali Siapa Audiens Anda

            Misalnya, organisasi tertentu menyadari waktunya untuk memotong biaya. Jika staff anda mendengar informasi ini tanpa konteks, mereka cenderung berasumsi yang tidak baik dan menimbulkan konflik awal. Mempertimbangkan seperti apa audiens yang dihadapi sebelum berkomunikasi akan memperhalus jalannya pertukaran informasi.

3. Pertimbangkan Ukuran, Lokasi, & Demografis Audiens

            Ketika memilih audiens anda juga perlu memikirkan tentang siapa mereka, di mana mereka berada, dan bagaimana mereka ingin menerima informasi tersebut. Bahkan perbedaan budaya yang  harus menjadi sebuah pertimbangan.

4. Pilih Metode yang Tepat

            Pilihan komunikasi telah berkembang pesat selama 20 tahun terakhir. Organisasi perlu mempertimbangkan metode mana yang paling tepat dan kemudian memastikan strategi ini diikuti secara konsisten di seluruh organisasi. Anda memiliki beberapa pilihan metode seperti pertemuan langsung, email, telepon, aplikasi chat, atau pertemuan virtual.

5. Buat Menjadi Dua Arah

            Menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan bertindak sesuai umpan balik lawan bicara membuat mereka merasa dihargai. Pastikan komunikasi dapat mengalir bebas antara semua karyawan dan pemangku kepentingan. Dan jangan merasa takut dengan umpan balik. Umpan balik dapat memberi manajer wawasan penting tentang bisnis dan kesehatan anggota mereka. Untuk mendorong masukan yang jujur, tunjukkan kepada karyawan bahwa mereka dapat menyuarakan pendapat mereka. Komunikasi dua arah akan mempermudah setiap orang untuk berkomunikasi dengan cara yang paling sesuai untuk mereka gunakan.

Kunci Menemukan Saluran Komunikasi Internal yang Tepat

1. Mencoba saluran populer : dengan melihat pada kehidupan bersosial media, orang-orang yang ada di sekitar kita kebanyakan menggunakan aplikasi apa, sehingga aplikasi itu dapat dijadikan saluran penyampaian informasi yang efektif.

2. Bereksperimen dengan Teliti dan Hati-hati : artinya kita perlu melakukan penemuan baru terhadap saluran yang kita dapat, misalnya peningkatan sistem operasinalnya dengan mengupdate fitur yang ada di dalam aplikasi yang digunakan sebagai penyalur informasi.

3. Evaluasi Pilihan Berdasarkan Efektivitasnya: pengukuran atas berapa banyak orang yang menerima pesan, dan berapa banyak orang yang memahami pesan yang dikirim kepada mereka. Yang harus dievaluasi ada 2 hal, yakni berapa jumlah tanggapan dan komentar dan perilaku karyawan terhadap pesan yang didapat. Itulah mengapa kita perlu melakukan survei dan wawancara untuk mengukur seberapa efektif pesan yang tersampaikan melalui saluran komunikasi. Fokuskan survei pada bidang-bidang utama ini:

Koneksi ke Tujuan Perusahaan, Komitmen Peer to Peer ( mengukur saluran yang terpilih apakah sudah efektif atau belum), Mengembangkan Kemampuan yang Tepat (mengukur karyawan apakah saluran yang digunakan sesuai dengan kemampuannya. Hal tersebut tidak hanya untuk tumbuh namun hal tersebut bersifat mengembangkan), cocokkan Sarana untuk Pesan (mengukur sarana yang efektif digunakan untuk apapun dan memudahkan audiens menangkap pesan). Adapun macam-macam saluran sebagai berikut :

a. Langsung (Rapat, musyawarah, konferensi,dll)

b. Media Sosial & Obrolan (aplikasi google meet, skype, zoom, dll)

c. Email dan Intranet (penyampaikan pesan berbentuk tulisan yang dikirm secara online)

d. Print ( pesan yang sebelumnya diketik kemudian dicetak dikertas HVS)

 

Jadi dapat disimpulkan bahwa, upaya komunikasi organisasi adalah elemen penting dalam menjalankan  keorganisasian. Upaya komunikasi organisasi tidak terbatas pada lingkup internal organisasi/lembaga. Memahami dan mempraktikkan komunikasi organisasi dengan baik akan membawa organisasi pada jalan kesuksesan, serta agar tidak melewatkan dan mengabaikan tiap-tiap informasi yang tersampaikan. (Diah Saharani)

 

Sumber Referensi :

https://id.hrnote.asia/orgdevelopment/komunikasi-organisasi-210511/

http://shiftindonesia.com/10-tips-membangun-komunikasi-internal/

Mengatur Upaya Komunikasi Internal – Handes (iainptk.ac.id)

PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI INTERNAL

 

PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI INTERNAL

 

    Pada dasarnya komunikasi itu sangat diperlukan baik dengan diri sendiri, orang lain ataupun kelompok pasti tidak akan bisa yang namanya tidak berkomunikasi. Karena setiap  interaksi yang berlangsung  juga diperlukan komunikasi. Kata komunikasi, jika di tambahkan kata internal menjadi komunikasi internal dapat dipahami sebagai komunikasi yang terjadi dalam sebua organisasi, perusahaan atau lembaga tertentu.

    Selanjutnya adapun peran manajemen dalam komunikasi internal yakni menjadi acuan dari seseorang yang bertugas sebagai pengelola, atau manajer agar dapat mengatur organisasi, lembaga atau perusahaannya. Sebab Manajemen artinya adalah suatu proses di mana seseorang dapat mengatur segala sesuatu yang dikerjakan oleh individu atau kelompok untuk mencapai tujuan atau target dari individu ataupun kelompok tersebut dengan memanfaatkan  sumber daya yang tersedia Oleh sebab itu setelah memahami dasar dari pembahasan materi dalam makalah ini maka penulis ingin mempelajari dan mengetahui lebih dalam, peran dari manajemen tersebut dalam ranah komunikasi internal.

- Manajemen Komunikasi
     Adalah sistem yang diterapkan dalam sebuah  kegiatan komunikasi. Sehingga manajemen akan berperan atau sebagai penggerak aktivitas komunikasi dalam usaha pencapaian tujuan komunikasi.
 
- Manajer dan Manajemen Komunikasi
   Dalam konteks manajemen komunikasi, maka seorang manajer komunikasi juga harus mampu melakukan proses manajemen untuk tercapainya tujuan komunikasi dalam sebuah organisasi.
 
Pentingnya Manajemen Komunikasi Internal
1.    Membantu keterlibatan karyawan, tujuannya agar lebih produktif dan menghindari tingkat kestressan.
2.  Memastikan transparansi dalam organisasi, tujuannya untuk keterbukaan dan memastikan kepercayaan anggota/orang-orang yang ada didalam organisasi.
3. Memudahkan karyawan mendapatkan informasi terbarui (up to date) tujuannya untuk memberi semangat/motivasi untuk para anggota dan meningkatkan hubungan kerja.
4.   Membantu darurat krisis.
5.   Mencari metode lain untuk menghadapi dan menangani krisis.
6.   Memupuk nilai dan budaya perusahaan.
7.   Memungkinkan umpan balik dan inovasi-inovasi.
 
Fungsi manajemen juga bisa disebut ilmu manajemen.
Fungsi ini memuat perihal apa saja yang dilakukan di bidang manajemen.
 
1. Planning (perencanaan) Perencanaan merupakan proses pembuatan strategi untuk mencapai tujuan, serta pengembangan rencana aktivitas organisasi.
 
2.Organizing (pengorganisasian) Pengorganisasian merupakan proses penyusunan atau penentuan sumber daya organisasi demi mencapai tujuan perusahaan.
 
3. Actuating (pelaksanaan/tindakan/aksi) Pelaksanaan merupakan proses penerapan rencana, konsep, ide, serta gagasan yang telah dibuat sebelumnya, untuk meraih tujuan bersama.
 
4. Controling (pengendalian) Pengendalian merupakan bentuk kontrol atau evaluasi terhadap kinerja organisasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan jika apa yang telah direncanakan, disusun serta dijalankan sudah sesuai dengan apa yang telah dirancang sebelumnya.
 
Beberapa Produk Manajemen Komunikasi
a.      Manajemen komunikasi bidang jurnalistik
Jurnalistik merupakan salah satu jenis aktivitas khas komunikasi yang lebih memusatkan perhatian pada cara mencari, mengumpulkan, menyeleksi, dan mengolah informasi yang mengandung nilai berita, serta menyajikannya kepada khalayak melalui media massa baik cetak maupun elektronik.
 
b.      Manajemen komunikasi bidang kehumasan
Kehumasan merupakan aktivitas komunikasi untuk memasarkan dan menumbuhkan citra organisasi dengan memanfaatkan berbagai jenis media sebagai saluran informasinya.
 
c.       Manajemen komunikasi bidang penyiaran
Penyiaran berasal dari kata siar, yakni pendistribusian informasi dengan menggunakan peralatan pemancar yang dipancarkan dari suatu radio atau televisi.
 
d.      Manajemen komunikasi bidang penyuluhan
Penyuluhan merupakan aktivitas komunikasi yang mengelola informasi dengan tujuan untuk perubahan sikap.
 

    Jadi kesimpulannya manajemen sangat berkaitan dengan manajer maka dari itu peran manajemen dalam komunikasi organisasi yakni memiliki tanggung jawab komunikasi yang besar yang mengarahkan dan mengendalikan sebuah organisasi. Manajer mengkomunikasikan hal-hal yang berkaitan dengan fakta, statistik, dan keputusan. Manajer yang efektif juga membangun diri mereka sendiri di pusat jaringan informasi untuk memfasilitasi penyelesaian tugas.Pada intinya peran dari manajemen dalam komunikasi internal yaitu sebagai elemen yang harus ada dalam kegiatan manajemen. Karena hal tersebut menjadi acuan dari seseorang yang bertugas sebagai pengelola, atau manajer. Manajer inilah yang bertugas untuk memastikan bahwa tujuan dapat tercapai, dengan menyusun perencanaan, koordinasi, dan pengendalian. (Diah Saharani)

 

Sumber Referensi :

Riinawati, (2019). Pengantar Manajemen Komunikasi dan Organisasi. Surabaya: Pustaka Baru Press.

https://www.kompas.com/skola/read/2021/06/28/110000169/fungsi-fungsi-manajemen-dan-contohnya

Angger Aditama, Roni, (2020). Pengantar Manajemen. Malang: AE Publishing.