MENGATUR UPAYA KOMUNIKASI INTERNAL

 

MENGATUR UPAYA KOMUNIKASI INTERNAL

 

            Komunikasi merupakan bagian dari manajemen yang penting untuk organisasi mana pun. Diantara tujuannya adalah untuk memberitahu karyawan tentang kebijakan baru, untuk memastikan keselamatan di seluruh organisasi, atau untuk mendengarkan umpan balik karyawan; semuanya dilakukan dengan komunikasi yang efektif. Agar tercapai hasil yang kita diinginkan, organisasi harus memiliki kemampuan yang komprehensif untuk berkomunikasi dengan  stakeholders, dengan masyarakat luas, dan khususnya dengan lingkungan internal.

            Seandainya saja, ketika Anda memiliki maksud baik lalu ingin berpartisipasi  di organisasi, tetapi karena tidak mampu mengkomunikasikannya dengan baik, maka menimbulkan kesalahpahaman yang berujung pada masalah baru dengan orang-orang di lingkungan tersebut. Jadi, untuk menghindari situasi tersebut, diperlukan yang namanya komunikasi organisasi. Adapun upaya/cara membangunnya silahkan menyimak ulasan berikut!

1. Berkomunikasi Secara Teratur & Konsisten

            Apapun tingkat komunikasi yang anda lakukan, pastikan dilakukan dengan konsisten (terus menerus). Ketika komunikasi bersifat tidak menentu kepada karyawan, hal itu dapat menyebabkan kerugikan pada organisasi.

2. Kenali Siapa Audiens Anda

            Misalnya, organisasi tertentu menyadari waktunya untuk memotong biaya. Jika staff anda mendengar informasi ini tanpa konteks, mereka cenderung berasumsi yang tidak baik dan menimbulkan konflik awal. Mempertimbangkan seperti apa audiens yang dihadapi sebelum berkomunikasi akan memperhalus jalannya pertukaran informasi.

3. Pertimbangkan Ukuran, Lokasi, & Demografis Audiens

            Ketika memilih audiens anda juga perlu memikirkan tentang siapa mereka, di mana mereka berada, dan bagaimana mereka ingin menerima informasi tersebut. Bahkan perbedaan budaya yang  harus menjadi sebuah pertimbangan.

4. Pilih Metode yang Tepat

            Pilihan komunikasi telah berkembang pesat selama 20 tahun terakhir. Organisasi perlu mempertimbangkan metode mana yang paling tepat dan kemudian memastikan strategi ini diikuti secara konsisten di seluruh organisasi. Anda memiliki beberapa pilihan metode seperti pertemuan langsung, email, telepon, aplikasi chat, atau pertemuan virtual.

5. Buat Menjadi Dua Arah

            Menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan bertindak sesuai umpan balik lawan bicara membuat mereka merasa dihargai. Pastikan komunikasi dapat mengalir bebas antara semua karyawan dan pemangku kepentingan. Dan jangan merasa takut dengan umpan balik. Umpan balik dapat memberi manajer wawasan penting tentang bisnis dan kesehatan anggota mereka. Untuk mendorong masukan yang jujur, tunjukkan kepada karyawan bahwa mereka dapat menyuarakan pendapat mereka. Komunikasi dua arah akan mempermudah setiap orang untuk berkomunikasi dengan cara yang paling sesuai untuk mereka gunakan.

Kunci Menemukan Saluran Komunikasi Internal yang Tepat

1. Mencoba saluran populer : dengan melihat pada kehidupan bersosial media, orang-orang yang ada di sekitar kita kebanyakan menggunakan aplikasi apa, sehingga aplikasi itu dapat dijadikan saluran penyampaian informasi yang efektif.

2. Bereksperimen dengan Teliti dan Hati-hati : artinya kita perlu melakukan penemuan baru terhadap saluran yang kita dapat, misalnya peningkatan sistem operasinalnya dengan mengupdate fitur yang ada di dalam aplikasi yang digunakan sebagai penyalur informasi.

3. Evaluasi Pilihan Berdasarkan Efektivitasnya: pengukuran atas berapa banyak orang yang menerima pesan, dan berapa banyak orang yang memahami pesan yang dikirim kepada mereka. Yang harus dievaluasi ada 2 hal, yakni berapa jumlah tanggapan dan komentar dan perilaku karyawan terhadap pesan yang didapat. Itulah mengapa kita perlu melakukan survei dan wawancara untuk mengukur seberapa efektif pesan yang tersampaikan melalui saluran komunikasi. Fokuskan survei pada bidang-bidang utama ini:

Koneksi ke Tujuan Perusahaan, Komitmen Peer to Peer ( mengukur saluran yang terpilih apakah sudah efektif atau belum), Mengembangkan Kemampuan yang Tepat (mengukur karyawan apakah saluran yang digunakan sesuai dengan kemampuannya. Hal tersebut tidak hanya untuk tumbuh namun hal tersebut bersifat mengembangkan), cocokkan Sarana untuk Pesan (mengukur sarana yang efektif digunakan untuk apapun dan memudahkan audiens menangkap pesan). Adapun macam-macam saluran sebagai berikut :

a. Langsung (Rapat, musyawarah, konferensi,dll)

b. Media Sosial & Obrolan (aplikasi google meet, skype, zoom, dll)

c. Email dan Intranet (penyampaikan pesan berbentuk tulisan yang dikirm secara online)

d. Print ( pesan yang sebelumnya diketik kemudian dicetak dikertas HVS)

 

Jadi dapat disimpulkan bahwa, upaya komunikasi organisasi adalah elemen penting dalam menjalankan  keorganisasian. Upaya komunikasi organisasi tidak terbatas pada lingkup internal organisasi/lembaga. Memahami dan mempraktikkan komunikasi organisasi dengan baik akan membawa organisasi pada jalan kesuksesan, serta agar tidak melewatkan dan mengabaikan tiap-tiap informasi yang tersampaikan. (Diah Saharani)

 

Sumber Referensi :

https://id.hrnote.asia/orgdevelopment/komunikasi-organisasi-210511/

http://shiftindonesia.com/10-tips-membangun-komunikasi-internal/

Mengatur Upaya Komunikasi Internal – Handes (iainptk.ac.id)