Internal & CSR Communication

 

Internal & CSR Communication

 

    Disadari atau tidak, masyarakat yang ada disekitar perusahaan atau instansi mempunyai potensi yang sangat besar dalam keberlangsungan perusahaan atau instansi itu sendiri. Mereka juga menjadi salah satu bagian yang terpenting, yang harus diprioritaskan oleh sebuah perusahaan atau instansi, karena masyarakat juga menjadi salah satu stakeholder (orang yang berpengaruh) yang harus diprioritaskan oleh perusahaan dan instansi, agar terjalin hubungan yang baik diantara keduanya. Dalam hal ini, orang - orang yang berada didalam suatu perusahaan atau instansi harus mempunyai strategi-strategi khusus agar mampu menjadikan masyarakat
yang ada disekitar mereka, mendukung apa saja kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.

    Berdasarkan penjelasan Dosen saya pada mata kuliah Internal Communication, dapar kita pabami bahwa kepedulian dalam bentuk program sering disebut dengan program CSR (corporate social responsibility) atau juga disebut dengan bantuan sosial atau juga tanggung jawab sosial. CSR sendiri diartikan sebagai program berkelanjutan, yang dilakukan oleh perusahaan dan instansi untuk mendapatkan kepercayaan dan loyalitas (kesetiaan) dari masyarakat luas.

Adapun manfaat bisnis dari mengadopsi program CSR, di antaranya :

1. Reputasi meningkat

2. Nilai pemegang saham bertambah

3. Para karyawan termotivasi dan bahagia

 

    Selain itu, CSR juga dapat dianggap memberikan kontribusi terhadap komunitas bisnis untuk membantu masyarakat memenuhi tantangan lingkungannya.

Kemudian CSR mempunyai 4 tahap :

1. Perencanaan

Melalui pendekatan bottom up ( karyawan – atasan). Misalnya seperti konsultasi dengan stakeholders untuk menentukan alokasi budget untuk kegiatan CSR. Lalu Menentukan tujuan dan target (pendekatan bawah ke atas yang bersifat internal)

2. Implementasi

Melalui penentuan jenis CSR. Ada 4 model dikelola oleh CSR yang bersangkutan :

- Pelatihan dan pendidikan ( memberi program edukasi untuk karyawan /memberi perhatian terhadap karyawan )

- Kesehatan dan keselamatan ( melindungi sumber daya yang bekerja di perusahaaan ) 

3. Komunikasi

Penyampaian secara gamblang terhadap masyarakat bahwa perusahaan akan berusaha bertanggungjawab. Yakni dengan memberikan manfaat terhadap mereka seiring berkembangnya perusahaan yang ada di lingkungan tempat tinggal mereka.

4. Monitoring

Yakni dengan mengukur /melihat impact dari kegiatan CSR, kemudia perlu adanya audit terhadap program yang sudah ada, kemudian komunikasikan dan dokumentasikan sebagai sebuah bukti.

- iklan produk “Aqua” beli 1 sama dengan menyumbangkan 10 liter air bersih untuk mereka yang kesulitan mencari air. (tanggungjawab “Aqua” terhadap lingkungan).

    CSR tanggungjawab sosial perusahaan untuk memberikan manfaaty bagi masyarakat sekitar. Hal tersebut juga bisa disebut dengan etika bisnis. Perusahaan yang berdiri harus punya tanggungjawab, keuntungan perusahaan dengan memberikan tanggungjawab terhadap masyarakat/lingkungan sekitar. (lifeboy : mencuci tangan – produk kebersihan – mendorong orang untuk hidup bersih dan selalu mencuci tangan). CSR dalam konteks memberikan nilai pada masyarakat berpartisipasi untuk memberikan kesejahteraan dan produktifitas karyawan yang berkerja didalam perusahaan.

    Pada dasarnya Coorporate Social Responsibility (CSR) merupakan suatu konsep kesukarelaan dari perusahaan untuk perduli terhadap stakeholdersnya atau pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan tersebut secara langsung maupun tidak langsung. Namun alangkah baiknya sebagai perusahaan yang peduli terhadap lingkungan sekitar, perlu bagi kita memberikan manfaat atas semua itu. Alasannya yakni, karena tanpa dukungan dari mereka juga, perusahaan yang kita bangun belum tentu bisa maju dan terus berkembang. (Diah Saharani)

 

Voice – Silence and Employee Participation

 

Voice – Silence and Employee Participation

 

    Karyawan sering memiliki ide, informasi, dan pendapat serta cara-cara konstruktif untuk meningkatkan kinerja dan organisasi. Kadang-kadang karyawan ini menyuarakan dan mengekspresikan ide, informasi, dan pendapat mereka; dan di lain waktu mereka terlibat dalam keheningan dan menahan ide, informasi, dan pendapat mereka. Kemudian menahan perilaku mungkin tampak berlawanan karena diam menyiratkan tidak berbicara sementara suara menyiratkan berbicara tentang isu dan masalah penting dalam organisasi. 

    Voice – Silence and Employee Participation atau Suara dan Keheningan Dalam Perilaku Organisasi. Voice sebagai bentuk ekspresi yang terbangun oleh karyawan dalam meningkatkan fungsi dan efektivitas organisasasi telah mendapatkan perhatian besar, khususnya pada kajian yang menjelaskan konsekuensi dari adanya voice karyawan. Voice memiliki dampak positif bagi organisasi karena adanya identifikasi terhadap cara  baru atau lebih baik dalam melakukan sesuatu, mengarahkan perhatian manajemen pada isu-isu yang perlu ditangani dan  memperbaiki masalah dengan praktik atau prosedur kerja yang ada. Voice penting untuk membuat  keputusan manajerial yang lebih baik, pemecahan masalah yang lebih efektif dan meningkatkan kemampuan belajar organisasi.

    Penerima potensial dari pesan suara (voice) bervariasi, mulai dari supervisor, seseorang rekan satu tim, seseorang di luar organisasi, dll. Namun, dalam hal ini kita dibatasi fokus terhadap suara ke atas, yang targetnya adalah supervisor (karyawan ke pimpian atau oarng yang lebih tinggi). Kita juga membatasi fokus pada suara informal dan lebih mengutamakan pembahasan yang bersifat formal. Diam adalah bentuk yang lebih baru, mengacu pada menahan memberi masukan yang berpotensi penting, contoh ketika seorang karyawan yang sangat sulit mengungkapan apa yang ada dipikirannya. Itu merupakan sebuah kekurangan bahwa karyawan tidak dapat menggunakan voice dengan benar. Hal tersebut terjadi karena beberapa faktor misalnya rasa takut bila pendapatnya tidak akan diterima, serta adanya rasa malu jika mereka dituntut harus berbicara dalam berorganisasi.

    Fenomena silence dalam organisasi ini perlu diwaspadai dan mendapatkan perhatian
yang serius dari organisasi. Saat ini semua organisasi menghadapi ancaman atas persaingan
global, perubahan teknologi dan semakin meningkatnya harapan pelanggan. Agar dapat bertahan dan memenangkan persaingan, maka organisasi harus selalu mampu bereaksi terhadap hal-hal tersebut. Dengan demikian, agar dapat bertahan maka organisasi membutuhkan individu-individu yang tanggap terhadap perubahan, yang tidak takut untuk berbagi informasi dan pengetahuan. Adanya fenomena silence ini seringkali dipandang sebagai sesuatu yang wajar dalam organisasi, sehingga seringkali individu maupun organisasi mengabaikan dampak negatifnya, yang seringkali tersembunyi dalam jangka waktu yang agak lama. Pada satu sisi silence memang memiliki manfaat seperti membantu manajemen dalam menurunkan intensitas informasi yang berlebihan (overload), mengurangi konflik personal dan meningkatkan privasi informasi atas rekan kerja . Namun, employee silence yang terjadi di hampir semua organisasi ini sebenarnya lebih banyak menimbulkan kerugian bagi perusahaan maupun individu.

    Ada banyak alasan mengapa karyawan memilih untuk tetap diam. Ini dapat
dinyatakan sebagai kebiasaan perilaku, kesadaran dan mekanisme pengambilan keputusan
(Alasan terjadinya Organizational Silence dapat disebabkan karena hal-hal sebagai berikut:

Injustice Culture (Ketidakadilan Budaya)

Silence Climate (Iklim Kebisuan)

Organizational Culture (Budaya Organisasi)

Managerial Reasons (Alasan Manajerial)

Negative Feedback Fears of Managers (Ketakutan Tanggapan Negatif dari Manajer)

Prejudices towards Work and Worker (Prasangka terhadap Kerja dan Pekerja)

Character of the Manager (Karakter dari manajer)

Homogenity of the Management Team (Homogenitas dari Tim Manajemen)

Individual Reasons ( Alasan individual)

Lack of Confidence (Kurangnya kepercayaan diri)

Considering Talking Risky (Mengingat Resiko Berbicara)

Fear of Isolation (Takut diasingkan)

Past Experiences (Pengalaman Masa lalu)

Fear for Damaging the Relations (Takut Merusak Hubungan)

Character and Personality (Karakter dan Kepribadian)

National and Cultural reasons (Alasan Kebangsaan dan Kebudayaan)

Cultural Structure and Norms (Norma dan Struktur Budaya)

Power Distance (Jarak kekuasaan)

 

    Dalam upaya mengurangi dan menghilangkan silence dalam organiasi, manajemen harus mencari dan menerima umpan balik secara teratur, menciptakan saluran komunikasi yang aman untuk saluran upward communication dan menciptakan learning organization yang berdasarkan pada rasa percaya (trust). Karyawan harus merasa aman dan dihargai atas kontribusinya. Hal ini meminta manajemen puncak untuk mengikuti dan menghargai perspektif alternatif dan umpan balik dari karyawannya. Para Pimpinan atau supervisior harus selalu menerima kritik secara teratur dalam menghadapi perubahan yang cepat. Kualitas informasi yang diterima dari semua tingkatan menjadi kontribusi bagi dia dalam proses pengambilan keputusan.

 

    Keputusan untuk  voice atau silence, dapat memiliki dampak yang signifikan bagi organisasi dan orang-orang di dalamnya. Untuk organisasi, kinerja mungkin menurun jika karyawan tidak mau berbagi saran dan karyawan mungkin kehilangan kesempatan untuk memperbaiki masalah dan memanfaatkan ide-ide baru yang telah mereka pikirkan. Sebagai karyawan selayaknya bersedia untuk berbicara dalam banyak kasus agar dapat meningkatkan kinerja yang lebih baik. Namun, ada banyak faktor yang mempengaruhi voice karyawan dan membuat mereka tidak mau mengungkapkan pikiran mereka. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi perlu memberikan motivasi dan memberi gambran positif bahwa voice tidaklah begitu menakutkan, sehingga karyawan tidak hanya berpaku pada silence. (Diah Saharani)

 

 

Sumber Referensi :

Siti Zulaikha Wulandari, Jurnal Gajah dalam Ruang Rapat: Suatu Fenomena Silence
dalam Organisasi, Semarang, 2013.

Brinsfield, C.T, Edwards, M.E & Greenberg, J. (2009),”Voice and Silence in Organizations:
Historical Review and Current Conceptualizations”, Emerald Group Publishing
Limited, pp.3-33